Главная 21 Ваш юрист 21 Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=’#pht0′ offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=’#pht1′ offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Какой бизнес открыть с нуля?

Каким бизнесом выгодно заняться с нуля? Какой бизнес выгодно открыть с нуля? Этим вопросом задаются многие начинающие предприниматели. Они хотят сразу же определить нишу, в которой было бы выгодно работать.

Каким бизнесом выгодно заняться в 2018 году?

Самые перспективные бизнес-идеи на 2018 год Самые выгодные варианты бизнеса на 2018 год способны принести даже начинающему предпринимателю без серьезных вложений ощутимый доход.

Какие документы проверять у застройщика?

Какие документы нужно проверить при покупке квартиры у застройщика? Участие граждан в долевом строительстве жилья предполагает заключение договора с застройщиком. Однако еще на стадии подготовки к оформлению договорных отношений необходимо убедиться в отсутствии рисков, ведь по вине недобросовестного застройщика можно потерять не только будущий объект недвижимости, но и вложенные средства.

Какие документы нужны для развода: через суд, через загс

Пакет документов для развода в административном и судебном порядке, процессуальные требования В данной статье вы найдете списки документов, нужных для развода через суд и через ЗАГС, а также информацию об особенностях процедуры развода.

Какие документы нужно подготовить для продажи квартиры

Каков перечень необходимых документов для продажи квартиры? Подготовить документы для продажи квартиры представляет собой непростую задачу даже для опытных риелторов или юристов.

Какие декларации сдает ИП

Какие декларации нужно сдавать ИП и до какого числа? Налоговая декларация представляет собой документ, содержащий информацию о полученных ИП доходах, произведенных им расходах, используемых при расчете налога скидках и льготах.

Какие виды деятельности не требуют регистрации ИП

Виды деятельности, не требующие регистрации ИП Виды деятельности без регистрации ИП в России четко определены гражданским законодательством, поэтому прежде чем решиться на открытие своего дела, необходимо детально изучить нормативно-правовые акты, регламентирующие данный аспект.

Какая страховка нужна для получения шенгенской визы

Медицинская страховка для шенгенской визы. Как выбрать? Одно из обязательных условий, невыполнение которого препятствует въезду в большинство стран Европы, – это страхование жизни и здоровья туриста.

Как экономить на товарах для маленьких детей

2 лучших способа сэкономить на детских товарах Вы знали, что можно значительно экономить на товарах для маленьких детей? Речь сегодня не пойдет о том, как выбрать что действительно нужно малышу или почему детские стульчики – совершенно бесполезное приобретение.

Как экономить на коммунальных услугах?

Самые эффективные способы сэкономить на коммунальных услугах На фоне постоянного роста цен одной из статей семейных затрат, где можно ощутимо сэкономить, являются услуги жилищно-коммунального хозяйства.

Как экономить на Алиэкспресс и возвращать деньги?

Как сэкономить на AliExpress и вернуть часть денег за покупку? Хотите значительно экономить на покупках в Алиэкспресс и возвращать деньги, которые были потрачены на приобретение той или иной вещи? Это задачу можно реализовать одним из многочисленных способов, которые проверены на практике и работают.

Как физическому лицу признать себя банкротом перед банком: пошаговая инструкция 2017

Как физическому лицу признать себя банкротом перед банком? Признать себя банкротом перед банком физическое лицо может, начиная с 2015 года. С этого времени банкротная процедура стала доступна для рядовых граждан, накопивших значительные долги по кредитам и иным обязательствам.

Как установить сервитут на земельный участок 2017

Что такое сервитут на земельный участок и как его установить? Установление земельного сервитута является легальным способом закрепить ограниченное право пользования чужим наделом.

Как уменьшить штрафные санкции по кредитному договору: в суде и в банке

Снижение неустойки по кредитному договору в суде и по соглашению сторон Как снизить неустойку по кредитному договору? Оформляя кредит, мало кто из заемщиков всерьез задумывается о том, что будет, если вдруг пропадет возможность погашать обязательные платежи своевременно и (или) в полном объеме.

Как уменьшить платежи по ипотеке

Как уменьшить ежемесячный платеж по ипотеке? Погашение ипотеки – это существенная нагрузка на семейный бюджет. Если банк готов предоставить кредит заемщику, стоит все максимально взвесить и реально оценить свои финансовые возможности.

Как уменьшить кадастровую стоимость земельного участка

Способы уменьшить кадастровую стоимость земельного участка Уменьшение кадастровой стоимости земельного участка интересует многих по следующим причинам. Все владельцы земельных участков должны каждый год вносить в госбюджет сумму земельного налога, которая составляет 0,3% его стоимости по кадастру.

Как уменьшить алименты при рождении второго ребенка

Как уменьшить алименты, если родился второй ребенок Действующим законодательством определено, что обеспечение несовершеннолетнего ребенка является обязанностью как его отца, так и матери.

Как узнать обременения земельного участка в 2017 году

Как проверить земельный участок перед покупкой? Проверка юридической чистоты сделки перед покупкой земельного участка необходима во избежание дальнейших проблем.

Как узнать кадастровый номер гаража

Кадастровый номер гаража: варианты поиска Кадастровый номер гаража позволит собственнику идентифицировать данный объект среди аналогичных, а любое заинтересованное лицо получит возможность в любой момент узнать основные технические характеристики, место расположения и кадастровую стоимость гаража.

Как удалить кредитную историю

Можно ли удалить кредитную историю? Формирование кредитной истории (КИ) мало зависит от ее субъекта, то есть заемщика. Данные для отражение в КИ передаются в бюро кредитных историй (БКИ) банками или МФО, в которых был оформлен кредит или микрозайм, а передача сведений не связывается с желанием или нежеланием клиента.

Как уволиться директору ООО по собственному желанию?

Увольнение директора ООО по собственному желанию Уволиться директору ООО по собственному желанию — задача, которая требует четкого соблюдения определенной процедуры, а именно согласования с учредителями, внесения изменений в документацию, а также оповещения уполномоченных государственных органов (при назначении нового руководителя). Ниже рассмотрим, как организован этот процесс применительно к российскому законодательству.

Рейтинг@Mail.ru