Главная 21 Ваш юрист 21 Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=’#pht0′ offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=’#pht1′ offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Можно ли приватизировать землю под многоквартирным домом ?

Приватизация земли под многоквартирными домами Приватизация земли под многоквартирными домами осуществляется в нашей стране с 01.03.2005 г., когда вступил в силу новый Жилищный кодекс. Сегодня далеко не во всех городах ...

Можно ли приватизировать землю находящуюся в аренде?

Приватизация земельного участка, находящегося в аренде Приватизация земельного участка, находящегося в аренде возможна в случае если надел получен в пользование не позднее октября 2001 года, иными словами, до момента вступления ...

Можно ли подарить квартиру в ипотеке?

Можно ли подарить квартиру, если она в ипотеке? Выплата ипотечного кредита обычно происходит не один и не два года. За этот период у заемщика может возникнуть необходимость подарить квартиру. Без ...

Можно ли оспорить дарственную на квартиру

Порядок признания договора дарения недействительным ​Решение собственника подарить квартиру часто затрагивает интересы других людей: лиц, проживающих в ней, родственников, рассчитывавших на наследство. Если третьи лица недовольны фактом заключения сделки, они ...

Может ли пенсионер получить налоговый вычет: при покупке, продаже…

Имеют ли право пенсионеры на налоговый вычет? Могут ли неработающие пенсионеры получить налоговый вычет за продажу квартиры, ее покупку или лечение? А также, какие налоговые вычеты предусмотрены для работающих пенсионеров ...

Может ли ИП работать с НДС и без одновременно?

Может ли ИП работать с НДС? НДС один из самых распространенных налогов в коммерческих отношениях. Каким образом его могут применять российские индивидуальные предприниматели? В каких случаях уплата НДС для ИП ...

Может ли банк списать долг по кредиту с карты

Может ли банк списать долг по кредиту с банковской карты? Может ли банк списать долг по кредиту с банковской карты? На сегодняшний день система безналичных расчетов фактически становится основной для ...

Может ли банк продать долг коллекторам? Что делать, если это случилось

Может ли банк продать долг коллекторам? Что делать, если это случилось В рамках кредитных правоотношений достаточно часто возникает ситуация, при которой банк может принять решение об уступке права требования долга ...

Может ли банк забрать квартиру за долги по кредиту

Может ли банк забрать квартиру за долги по потребительскому кредиту? В случае неисполнения заемщиком-должником своих обязательств по кредиту взыскание может быть обращено на все принадлежащее ему и достаточное для погашения ...

Могут ли выселить из квартиры: все возможные случаи

Главные причины, по которым можно выселить жильца из квартиры Многие считают, что ситуация, когда можно оказаться на улице без собственного жилья, их никогда не коснётся. Но на самом деле, при ...

Материнский капитал на покупку жилья: обновленные условия года

Как получить материнский капитал на покупку жилья, и как его можно использовать? Многие семьи смогли значительно улучшить свои жилищные условия благодаря материнскому капиталу. Когда программу только ввели в действие, полученные ...

Материнский капитал в долевом строительстве

Участие в долевом строительстве с использованием материнского капитала Наверное, самым популярным направлением использования материнского капитала является улучшение жилищных условий семьи. Один из вариантов приобретения жилья участие в долевом строительстве. Данное ...

Малозатратный бизнес: идеи для начинающих

Идеи самого малозатратного и прибыльного бизнеса для начинающих предпринимателей Если вы решили оторваться от обыденной жизни, от ежедневных походов на работу, постоянного ожидания зарплаты и боязни попасть на ковер к ...

Майнинг криптовалюты: что это простыми словами и сколько можно заработать

Что такое майнинг криптовалюты и какие перспективы есть у данного вида заработка? Майнинг криптовалюты это единственный способ добычи Биткоина или другой криптовалюты, основанный на решении компьютерных задач и расшифровке последующего ...

Лучшие криптовалютные краны года

Прибыльные бесплатные краны криптовалют ​Криптовалютные краны это специальные сайты, которые раздают виртуальные деньги (Биткоины, Лайткоины, Эфириум и другие) за посещение ресурса и выполнение на нем определенных действий. Как правило, средства ...

Лучшие бизнес-идеи для женщин

Бизнес-идеи для женщин с минимальными вложениями Бизнес-идеи для женщин с минимальными вложениями это возможность заняться предпринимательством, не имея серьезных сбережений. Такой формат позволяет работать абсолютно в разных нишах от индустрии ...

Лучшая карта для накопления миль: Тинькофф All Airlines или Аэрофлот

Какая самая выгодная карта для накопления миль: Тинькофф Авиалинии или Сбербанк Аэрофлот? ​С началом экономического кризиса в России все больше людей начали задумываться о возможности сэкономить или накопить различные бонусы, ...

Лишение водительских прав за отказ от освидетельствования: как оспорить

Можно ли вернуть права после отказа от медосвидетельствования? Ситуации на дорогах бывают самые разные, и никогда неизвестно за каким поворотом стоит инспектор ГИБДД. Широкие права и полномочия последнего дают ему ...

Лишение водительских прав за долги по кредитам

Могут ли лишить водительских прав за долги по кредиту? Наверное, в нашей стране невозможно найти таких людей, которые хотя бы раз в жизни не брали кредиты в банке. Долги по ...

Лицензия на деятельность по обращению с отходами: как получить, срок действия, стоимость

Как получить лицензию на деятельность по обращению с отходами? Лицензия на деятельность по обращению с отходами официальная бумага, оформление которой является обязательным для юридических лиц, имеющих дело с шестью видами ...

Ликвидация ООО своими силами: пошаговая инструкция

Как самостоятельно закрыть ООО: пошаговая инструкция Право закрыть созданное ООО его учредителями прямо предусмотрено в законе. Чтобы правильно провести процедуру, нужно сначала разобраться в тонкостях такого решающего мероприятия, и выстроить ...

Рейтинг@Mail.ru