Главная 21 Ваш юрист 21 Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=’#pht0′ offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=’#pht1′ offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Ответственность учредителя за деятельность ООО в 2017 году

Какую ответственность несёт учредитель ООО в 2017 году Ответственность учредителя за деятельность ООО – один из аспектов, который часто называется среди преимуществ выбора этой организационно-правовой формы по сравнению с индивидуальным предпринимательством.

Ответственность ИП за неуплату налогов

Что грозит ИП за неуплату налогов? ​Гражданин, с момента регистрации в качестве ИП, как и любой субъект права несет ответственность за совершение правонарушений, установленных действующим законодательством.

Ответственность за нарушение земельного законодательства РФ

Юридическая ответственность за нарушение земельного законодательства РФ Какие виды ответственности предусматривает закон за нарушение земельного законодательства РФ обозначено в главе XIII Земельного Кодекса.

Ответственность генерального директора с 2017 года

Ответственность генерального директора ООО Ответственность генерального директора ООО с 2017 года устанавливается специальными нормативно-правовыми актами, в том числе и внутреннего значения, и применяется в соответствии с их нормами.

Особенность сделок по отчуждению имущества ООО

Отчуждение имущества ООО Отчуждение имущества ООО представляет собой крупную сделку, которая связана с большими расходами и является значительной для любой компании. Ниже рассмотрим особенности проведения подобных операций, разберем требования законодательства, особенности отчуждения имущества, и правила, по которым проводятся такие сделки с коммерческой недвижимостью.

ОСАГО: последние изменения 2017 года

Изменения в ОСАГО с апреля 2017 года 28 апреля 2017 года вступают в силу изменения к закону об ОСАГО. Они будут касаться только тех договоров, которые подписаны после указанной даты.

Опцион – одно касание: что это, стратегия

Что такое "опцион одно касание"? В мире бинарных опционов существует несколько видов торговых инструментов, причем их разновидность зависит от выбранного вами брокера.

Онлайн-кассы с 2017 года: новый закон

Нужна ли онлайн касса для ИП и ООО? Изменения, внесенные в закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 года, сделали обязательным применение онлайн кассы с 2017 года для большинства организаций и ИП. Если ранее большая часть предпринимателей на спецрежимах имела право не применять ККТ, то с вступлением в силу изменений, внесенных в закон № 54-ФЗ, это стало обязательным.

Обязанности коммерческого директора в ООО

Какие у коммерческого директора ООО должностные обязанности? К числу ключевых должностей на частном предприятии можно отнести должность коммерческого директора.

Обременение права собственности на квартиру: что это такое и как его снять

Что такое обременение права собственности на квартиру? Обременение права собственности на квартиру может устанавливаться в различных формах, предусмотренных законодательством, и порождает существенные ограничения при распоряжении жилым помещением.

Обременение на земельный участок: что это такое, как узнать, как снять

Что такое обременение на земельный участок? Обременения и ограничения использования земельного участка существенно ограничивают полномочия собственника или легального владельца надела.

Обращение взыскания на доходы должника

Обращение взыскания на заработную плату и иные доходы должника ​ Имущество и доходы должников считаются основными объектами, за счет которых может быть выполнено взыскание, за исключением установленного законодательством перечня.

Выплаты при увольнении по сокращению штатов

Какие выплаты положены при увольнении по сокращению штатов Выплаты работнику при сокращении штата, как и сама процедура сокращения, регулируются Трудовым Кодексом РФ иимеют ряд тонкостей и нюансов, о которых и ...

Образовался долг по микрозайму: что делать

Что делать, если образовалась задолженность по микрозайму? Займ в микрофинансовой организации – удовольствие недешевое. Обычно человек обращается в МФО, когда отсутствуют другие варианты найти необходимую сумму.

Обмен квартиры на квартиру между городами

Как происходит обмен квартирами между городами? Обмен квартиры на квартиру между городами – актуальный вопрос для граждан, часто меняющих место жительства. Поиск работы, учеба и другие обстоятельства могут заставлять нас менять города один на другой.

Обмен долями между родственниками

Процедура обмена долями между близкими родственниками Обмен долями в квартирах между родственниками – сделка достаточно распространенная. При этом совсем не обязательно быть владельцем большой доли.

Обман при покупке квартиры на вторичном рынке: схемы, как избежать

Как не попасться на обман при покупке квартиры на вторичном рынке ​Схемы обмана при покупке квартиры на вторичном рынке с каждым годом только совершенствуются. О том, как избежать мошеннических действий при приобретении недвижимости в собственность, мы и расскажем в данном материале.

Обжалование постановления судебного пристава-исполнителя

Как обжаловать постановление судебного пристава-исполнителя? ​Лицо, чьи права и интересы нарушены решениями (постановлениями) судебного пристава-исполнителя, может обжаловать соответствующий акт в предусмотренном нормативно-правовыми актами порядке.

Обжалование действий должностных лиц

Как обжаловать действия должностных лиц? ​Должностное лицо – представитель власти, который в пределах своей компетенции вправе осуществлять определенные действия и принимать решения, обязательные для граждан и организаций.

Нулевая отчетность ИП: образцы, бланки, как заполнить в 2017 году

Нулевая отчетность ИП на УСН, ОСНО в 2017 году: что сдавать Понятия «нулевая отчетность» Налоговый кодекс РФ не содержит, но чаще всего под ним подразумевают декларацию с нулевыми показателями по деятельности в целом или по сумме налога к уплате.

Нужно ли согласие супруга на покупку квартиры в 2017 году?

В каких случаях требуется согласие супруга на покупку квартиры? Согласие супруга на покупку квартиры требуется, но далеко не всегда. В целом ряде случаев можно не заручаться согласием супруга на сделку с недвижимостью, тогда как в остальных отсутствие такого согласия автоматически сделает сделку недействительной.

Рейтинг@Mail.ru