Главная 21 Ваш юрист 21 Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.
Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=’#pht0′ offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=’#pht1′ offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.

2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.

2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.

Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как приватизировать землю под гаражом ?

Приватизация земли под гаражом Приватизация земли под гаражом необходима для надлежащего оформления участка в собственность, что позволит владельцу не только пользоваться, но и распоряжаться этим объектом. Для приватизации необходимо иметь ...

Что нужно для регистрации ИП в 2017 году: документы, порядок

Порядок регистрации ИП в 2017 году Какие документы нужны для регистрации ИП, и каков порядок самой процедуры — вопросы, который должен знать каждый предприниматель перед оформлением бизнеса.

Что нужно для регистрации ИП в 2017 году: документы, порядок

Порядок регистрации ИП в 2017 году Какие документы нужны для регистрации ИП, и каков порядок самой процедуры — вопросы, который должен знать каждый предприниматель перед оформлением бизнеса.

Что нужно для регистрации ИП в 2017 году: документы, порядок

Порядок регистрации ИП в 2017 году Какие документы нужны для регистрации ИП, и каков порядок самой процедуры — вопросы, который должен знать каждый предприниматель перед оформлением бизнеса.

Что нельзя покупать на Aliexpress для России?

Что нельзя заказывать на AliExpress. Иначе тебя посадят Вы знали, что есть товары, которые нельзя покупать на AliExpress, иначе вас могут посадить? По статистике каждый десятый россиянин покупает вещи на этом китайском сайте.

Что нельзя покупать на Aliexpress для России?

Что нельзя заказывать на AliExpress. Иначе тебя посадят Вы знали, что есть товары, которые нельзя покупать на AliExpress, иначе вас могут посадить? По статистике каждый десятый россиянин покупает вещи на этом китайском сайте.

Как приватизировать долю в квартире: пошаговая инструкция

Можно ли приватизировать долю в квартире? Приватизация доли в квартире является одной из наиболее сложных и трудоемких способов переоформления прав на жилье. Законодательство существенно ограничивает возможность заключения приватизационных сделок на ...

Как при ликвидации ООО передать имущество учредителю?

Распределение имущества при ликвидации ООО При ликвидации ООО передать имущество учредителю несложно, но для этого требуется сделать две вещи полностью рассчитаться с кредиторами (задолженности быть не должно), а также четко ...

Как правильно торговать на Форекс без убытков?

Возможно ли торговать на Форекс без убытков? ​Как правило, на всех форумах и литературе по торговле на рынке Форекс советуют регулярно обучаться, чтобы иметь блестящую теоретическую подготовку, иметь ясный и ...

Что лучше ИП или ООО: отличия, плюсы и минусы

ИП и ООО: отличия, преимущества и недостатки ​Приняв решение открыть собственный бизнес, многие начинающие предприниматели сталкиваются с вопросом: какой организационно-правовой форме предприятия лучше отдать предпочтение.

Что лучше ИП или ООО: отличия, плюсы и минусы

ИП и ООО: отличия, преимущества и недостатки ​Приняв решение открыть собственный бизнес, многие начинающие предприниматели сталкиваются с вопросом: какой организационно-правовой форме предприятия лучше отдать предпочтение.

Что делать, если нечем платить за кредиты: советы юристов

Что делать, если нечем платить за кредит и чем это грозит? Не могу платить кредиты. Что делать? Банки не идут на уступки. Что делать, если остался без работы, а нужно платить кредит? С такими вопросами чаще всего к нашим юристам обращаются граждане, начиная с 2016 года.

Что делать, если коллекторы пришли домой

Что делать, если коллекторы пришли домой и угрожают? Если коллекторы пришли к вам домой, главное, что вы должны понимать – у вас есть полное право не пускать их в свое жилье.

Что делать, если коллекторы пришли домой

Что делать, если коллекторы пришли домой и угрожают? Если коллекторы пришли к вам домой, главное, что вы должны понимать – у вас есть полное право не пускать их в свое жилье.

Что делать, если банк угрожает?

Что делать, если банк угрожает (по телефону, коллекторами, судом) Если банк угрожает по телефону, коллекторами или даже судом, то не стоит пугаться и вступать в прямой конфликт.

Что делать, если банк угрожает?

Что делать, если банк угрожает (по телефону, коллекторами, судом) Если банк угрожает по телефону, коллекторами или даже судом, то не стоит пугаться и вступать в прямой конфликт.

Что делать, если автомобиль эвакуировали

Что делать, если эвакуировали автомобиль на штрафстоянку? Каждый автовладелец рискует однажды вернуться к месту парковки и не найти свой автомобиль, так как его эвакуировали на штрафстоянку.

Как правильно составить резюме: образец, бланк

Как правильно составить резюме для устройства на работу Профессиональные навыки и умения в резюме должны быть отражены достоверно. От правильности его написания напрямую зависит получение желаемой должности. Резюме является подобием ...

Как правильно сдавать квартиру в аренду посуточно

Как посуточно сдавать квартиру в аренду официально, безопасно, самостоятельно и через агентство Сдавать квартиру на небольшие сроки, беря оплату как в гостиницах, за ночь или сутки, часто бывает намного выгоднее, ...

Что делать после регистрации ООО: пошаговая инструкция 2017 год

Что делать после регистрации ООО? Если вы задумались о том, что делать дальше после регистрации ООО, внимательно изучите статью и следуйте приведенным рекомендациям.

Как правильно пользоваться кредитной картой

Как правильно пользоваться кредитной картой, чтобы не платить проценты Многие люди, у которых есть кредитная карта, относятся к ней исключительно как к источнику заемных средств. Они, не задумываясь, могут снимать ...

Рейтинг@Mail.ru